Printvenlig version

G/F Hunetorp Klit – persondatapolitik

Sidst opdateret: 09-01-2022: Referater fra generalforsamlinger anonymiseres ikke på hjemmesiden, men der kræves login for at adgang til disse.

Formål

Formålet med foreningens persondatapolitik er at sikre at gældende lovgivning overholdes vedrørende beskyttelse af data om foreningens medlemmer.

Typer af data og opbevaring

Grundejerforeningen Hunetorp Klit opbevarer følgende data om dets medlemmer:

• Medlemsliste: Navn, hjemmeadresse, sommerhusadresse og i de fleste tilfælde også telefonnummer og mailadresse.
• Status på betaling af kontingent
• Korrespondance med medlemmerne via e-mail
• Referater fra bestyrelsesmøder og generalforsamlinger.

Det vil sige at foreningen kun opbevarer ’Almindelige oplysninger’ i GDPR termilogi, og ikke personfølsomme oplysninger.

Oplysninger er nødvendige for at kunne kommunikere med medlemmerne, følge op på kontingentbetalinger og håndtere diverse løbende sager.

Medlemsoplysningerne opbevares på formandens og kassererens egne PC. Formanden sikrer backup på eksternt medie.

Alle medlemmer af bestyrelsen opbevarer kopi af medlemsliste og udvalgte mail korrespondancer med medlemmerne.

Mails opbevares i hvert medlems personlige mailsystem.

Det er op til hvert medlem af bestyrelsen, at sikre at data ikke er tilgængelige for uvedkomne ved at sikre uønsket adgang til deres PC.

Hvor længe opbevares medlemsoplysninger

Medlemslister opbevares for indeværende og forrige år. Oplysninger ældre end dette slettes.

Mails opbevares så længe de er relevante for foreningens arbejde. Herefter slettes disse.

Referater af bestyrelsesmøder og generalforsamlinger slettes ikke. Referater af generalforsamlinger er tilgængelige på foreningens hjemmeside. Der kræves login til hjemmesiden, for at kunne se disse.

Samtykker

Hvert bestyrelsesmedlem skal give samtykke til at deres navn publiceres på vores hjemmeside.

Hvert medlem af foreningen skal give samtykke til at bestyrelsen må udsende deres kontaktoplysninger til resten af foreningens medlemmer.

Alle eksisterende medlemmer har givet dette samtykke ved at indsende deres telefonnumre til bestyrelsen. Vi skal sikre os at nye medlemmer giver samtykke.

Internet siden: Hunetorp-klit.dk

Formålet med foreningens hjemmeside er at bringe information fra bestyrelsen til medlemmerne. Dette kan være diverse løbende informationer og information sendt til medlemmerne i forbindelse med generalforsamlinger. Hjemmesiden administreres af bestyrelsen.